Motion 1:5 - Rutiner för hantering av medlemsskrivelser

Motionärer:

Arne Eriksson, Ulla Sjöberg, Charlotte Steen m fl

Antal motionärer:  48

Inlämnad motion (komplett): Motion 1:5

A - Motion (sammandrag/yrkande):

Bakgrund

Under det innevarande verksamhetsåret 2009/2010 har ett antal medlemmar, varav flera är medmotionärer till denna motion, tillskrivit styrelsen i ett antal frågor som utöver att vara av intresse resp. vikt för dessa enskilda medlemmar även är av mer generell karaktär.

I - Inlämnade medlemsskrivelser

Skrivelserna har i många fall karakteriserats av att innehålla:

  • en stor mängd bakgrundsinformation.
  • väl dokumenterade, styrkta och lätt verifierbara uppgifter.
  • tydliga uppgifter om syftet med skrivelsen och vad som önskas svar på och även ”sista svarsdatum” vilket i de flesta fall medgivit mer än en månads svarstid. För undvikande av missförstånd och för att möjliggöra ett enkelt och säkert informationsutbyte har skriftlig kommunikation genomgående nyttjats och skriftliga svar begärts.
  • uppgifter i frågor som berör föreningens samtliga medlemmar.
  • uppgifter som, beroende på hur de nyttjas, kan medföra en betydande minskning alternativt ökning av föreningens kostnader.
  • uppgifter riktade till samtliga i styrelsen.

Ett betydande arbete och engagemang har alltså investerats av enskilda föreningsmedlemmar. Styrelsens behandling av dessa medlemsskrivelser karakteriseras dock av:

att i det helt dominerande fallet av skrivelser, trots ett flertal ”påstötningar”, lämnat skrivelserna helt obesvarade. Detta systematiska ignorerande (s.k.”stonewalling”) är ur många synpunkter helt oacceptabelt och måste rättas till omgående.

Styrelsens grava brister i hanteringen av medlemsskrivelser framgår även, mycket tydligt, av nedan förteckning över ett antal, under 2009, inlämnade skrivelser.

Skrivelse

A*

B*

Inlämnad

C*

D*

Skador/åverkan i samband med pågående bristfälliga entreprenader.

9

3

09-02-16

ej angivit

E*

Kompletterande medlemsinformation gällande gruppavtal - bredband.

4

1

09-04-14

ej angivit

E*

Gårdsrenoveringar 2009
Del I

26

2

09-06-21

09-07-31

E*

Gårdsrenoveringar 2009
Del I (komplettering)

14

2

09-06-29

09-07-31

E*

Gårdsrenoveringar 2009
Del II

25

2

09-08-09

09-09-11

E*

Gårdsrenoveringar 2009
Del III

1

9

09-12-30

10-01-29

E*

A* = Antal sidor
B* = Antal medlemsunderskrifter
C* = Önskat svarsdatum
D* = Status 10-03-17
E* = obesvarad

Styrelsens starkt bristande hantering av medlemsskrivelser indikerar även att det saknas relevanta rutiner för att på ett säkert och korrekt sätt hantera medlemsskrivelser. Detta missförhållande, då det får allvarliga konsekvenser för föreningen som helhet, måste rättas till omgående.

II – Konsekvenser för föreningen som helhet

Utöver att styrelsens helt undermåliga hantering av medlemsskrivelser är klandervärt i sig, och fordrar omgående rättelse, medför det ett antal betydande nackdelar för föreningen som helhet:

  • Enskilda föreningsmedlemmar förvägras den självklara rätten att, via medlemsskrivelser, informera styrelsen i en fråga och begära beslut alt. information av denna.

  • En del skrivelser innehåller uppgifter som, beroende på hur de nyttjas, kan medföra en betydande minskning alternativt ökning av föreningens kostnader. Bristande ärendehantering av styrelsen kan därför i en del fall komma att medföra betydande ekonomisk skada för föreningen som helhet.

  • Engagemang från föreningens medlemmar undermineras och styrelsen exponerar sig för att isolera sig från övriga föreningsmedlemmar vilket därmed starkt försvagar styrelsens mandat.

Yrkande

Mot bakgrund av ovan uppgifter yrkas

  • att styrelsen omgående upprättar rutiner för behandling av medlemsskrivelser för säkerställande av:

    • att samtliga inkomna skrivelser som adresserats till styrelsen som helhet når fram till styrelsen som helhet.

    • att ärendena, då så antingen begäres av den enskilde medlemmen eller om detta fordras, utan särskild begäran av enskild medlem, p.g.a ärendets art, behandlas snarast möjligt på styrelsemöte och protokollföres.

    • att samtliga medlemsskrivelser besvaras utan onödigt dröjsmål

    • att samtliga medlemsskrivelser arkiveras på ett betryggande sätt.
    • att om enskild medlem begär protokollsutdrag med anledning av inlämnad medlemsskrivelse, begränsat till behandlingen av aktuellt ärende, erhåller detta tillsammans med svarsskrivelsen.

  • att styrelsen nogsamt tillser att uppgjorda rutiner framledes följs utan avsteg.

B - Styrelsens svar:

C - Slutkommentarer från motionärer: