Motion 1:6 - Rutiner kring föreningsstämmor

Motionärer:

Arne Eriksson, Ulla Sjöberg, Charlotte Steen m fl

Antal motionärer:  51

Inlämnad motion (komplett): Motion 1:6

A - Motion (sammandrag/yrkande):

Bakgrund

Vid Brf Porkalas senaste årsstämma 2009, uppdelad i två delar, kunde med förvåning både noteras och dokumenteras, ett antal fel och brister som dels reducerar alt. omöjliggör en korrekt genomförd årsstämma och dels gör att legitimiteten för fattade beslut kan äventyras.Detta är något som inte gagnar någon av föreningens medlemmar, varken den mindre andel av dessa som är närvarande vid årsstämman eller den helt övervägande andel övriga medlemmar

Vid tidigare skriftlig kontakt med styrelsen i aktuell fråga har det dock kunnat noteras ett stort mått av såväl bristande kunskap om grundläggande lagstiftning såväl som bristande respekt för densamma. Detta har medfört att ärendet nödgats föreläggas årsstämman i form av denna motion.

Nedan följer en kortfattad genomgång av de fel och brister som noterades och dokumenterades.

A) Avsaknad av ID-kontroll

Det är av stor vikt att kontroll görs av samtliga deltagare, alltså även samtliga närvarande styrelsemedlemmar inklusive representanter från HSB Stockholm, på årsstämman för att säkerställa att dessa, vid stämmotillfället, är medlemmar i föreningen alt. ombud för en medlem. Kontrollen skall kunna göras på ett betryggande sätt mot relevant ID-handling och dagsaktuellt utdrag från medlemsregistret.

Att kontrollen måste vara heltäckande inses tämligen enkelt då t.ex. en enskild föreningsmedlem/styrelsemedlem ju kan avyttra sin lägenhet utan att detta blivit ”allmänt känt”. Denne har då, oaktat hur ”välkänd” denne må vara och hur länge denne bott i föreningen, inte längre någon rösträtt vid föreningens föreningsstämmor.

Att som under föreningsstämman 2009 utelämna denna ID-kontroll är, oavsett om någon/några enskilda medlemmar som bistod vid föreningsstämmans genomförande ansåg sig ”känna igen” de som är föreningsmedlemmar (vilket inte minst mot föreningens storlek) faller på sin egen orimlighet, helt oacceptabelt.

Genom att utelämna ID-kontrollen bröts även mot informationen i utsänd kallelse (se punkt B nedan), vilket i sig är en inte helt försumbar fadäs, men dock av mindre betydelse.

B) Helt okontrollerad utdelning av röstkort

Då ID-kontroll ej genomfördes medförde detta även att röstkorten delades ut på ett helt okontrollerat sätt. Det överläts t o m till de enskilda stämmodeltagarna att själva förse sig med röstkort!

Noteras skall att i kallelsen till årsstämman (ref. Porkalen nr2 2009 sid 4) anges:

OBS! För att erhålla röstkort krävs att godkänd ID handling medtages till stämman.”

C) Upprättande av röstlängd

För att upprätta en säkerställd, verifierbar, förteckning av de deltagare vid stämman som haft rösträtt (inkl. fullmakter), normalt benämnd röstlängd är naturligtvis ett första nödvändigt villkor att man säkerställer deltagarnas identitet.

Av vad som angetts ovan framgår att någon ID-kontroll ej gjordes under årsstämman 2009 och förutsättningarna för att upprätta en säkerställd, verifierbar, röstlängd saknas därmed helt. Då röstlängden utgör en del av stämmoprotokollet medför detta att även detsamma påverkas oreparabelt.

D) Olämpligt nyttjande av röstkort

Under ett tidigt skede av årsstämman (punkt 13. Val av styrelseledamöter och suppleanter) genomfördes röstningen på så sätt att röstkorten nyttjades som valsedlar som, efter antecknande av val av kandidater, avlämnades för rösträkning. Oaktat vem som initierade aktuellt förfarande borde detta stoppats av föreningsstämmans ordförande eftersom förlusten av röstkorten mycket starkt begränsade röstningsförfarandet under den efterföljande delen av stämman.

Yrkande

Mot bakgrund av ovan uppgifter yrkas:

  • att styrelsen omgående upprättar rutiner för genomförande av föreningsstämmor för säkerställande av att:
    • ID-kontroll, via giltig ID-handling, görs av samtliga stämmodeltagare alltså även samtliga närvarande styrelsemedlemmar och deltagare från HSB Stockholm.
    • en säkerställd, verifierbar, röstlängd baserad på ett dagsaktuellt utdrag från medlemsregistret upprättas och bifogas alt. inskrives i stämmoprotokollet.
      Inkomna fullmakterna skall även kontrolleras mot detta utdrag.
    • utdelning av röstkort sker på ett betryggande sätt och endast ett röstkort per medlem/fullmakt
    • röstkorten ej nyttjas på felaktigt sätt och finns tillgängliga för röstning under hela stämman
  • att styrelsen framledes nogsamt tillser att uppgjorda rutiner framledes följs utan avsteg.

B - Styrelsens svar:

 

C - Slutkommentarer från motionärer: