[2011-01-20] Infomötet 2011-01-25/26


Vikten av informativ förhandsinformation

För att bereda samtliga medlemmar tillgång till nödvändig information är det av vikt att denna ges på ett korrekt sätt. Om t ex ett infomöte planeras bör beaktas att det normalt kommer färre än 10 % av föreningens medlemmar. Genom att i god tid innan mötet distribuera informativ förhandsinformation till föreningens samtliga medlemmar kan dels de som har möjlighet att närvara på mötet beredas möjlighet att förbereda sig varpå möteskvalitén höjs och dels får de som ej kan komma den viktigaste informationen sig till del. Att informationen så långt det är möjligt alltid skall delges i god tid innan t ex kommande förändringar träder ikraft måste betraktas som givet. Tyvärr brister informationen från styrelsen alltför ofta i dessa avseenden. Ett tydligt exempel som påvisar detta är hur hanteringen kring kommande informationsmötet 2011-01-25/26 skötts.

Bristfällig kallelse till kommande informationsmöte

Styrelsen har i en artikel i Porkalen nr 4 2010 (sid 7: "Informationsmöte den 25 januari 2011, 18:30") lämnat en inbjudan till ett infomöte 2011-01-25. Trots en tämligen lång artikel är frånvaron av informativa uppgifter mycket uttalad.

Några korta utdrag belyser detta väl:

  • "Mötet inleds med att vi informerar om den kollektiva bostadsförsäkringen som föreningen tecknat och vad den innebär. En representant från Trygg Hansa är inbjuden och kan svara på frågor."
    Kommentar: Information planeras alltså ges i efterhand, långt efter att den hade behövts!
    (se även särskild artikel: "Viktig info om din hemförsäkring"). Efter agerande från bl a brfporkala.com har styrelsen lämnat kompletterande info (lösblad/hemsida), dock långt efter att denna skulle behövts.
  • "Från Bredbandsbolaget kommer en representant som presenterar deras erbjudande för oss. Sedan kan vi ställa frågor om bredbandserbjudandet."
    Kommentar: Ingen som helst förhandsinformation om vad som skall dryftas.
  •  "Därefter är det Ekonomigruppens tur att tala om föreningens ekonomi samt svara på frågor."
    Kommentar: Ingen som helst förhandsinformation om vad som skall dryftas.

Infomötet nu framflyttat med kort varsel!

Idag, 2011-01-20, har styrelsen via anslag ("Informationsmöte!") på föreningens anslagstavlor, dessutom med kort varsel, flyttat fram mötet med en (1) dag. Att slarva med bokningen på det sätt som nu tycks ha skett är ytterligare ett felgrepp som läggs till de övriga. Detta agerande torde riskera att dels minska antalet föreningsmedlemmar som kan närvara på mötet och dels uppfattas som respektlöst då samtliga boende måste ha en rimlig chans att planera sin kalender.

Summering:

Att kalla till ett infomöte som styrelsen gjort är i sig vällovligt men detta gör ej att grundläggande krav såsom:

  • att lämna informativ förhandsinformation
  • att delge informationen i god tid innan t.ex. förändringar genomförs
  • att schemalägga möten etc så att medlemmarna ges rimlig möjlighet att infoga dessa i sin egen tidsplanering

kan försummas. Tyvärr kan dock konstateras att just dessa försummelser mycket tydligt kan påvisas inför kommande infomöte.

brfporkala.com dock hellre friar än fäller väljer vi att tolka det inträffade som ett resultat av att "vilja men inte kunna" istället för det omvända och uppmanar styrelsen  att "ta lärdom" av det inträffade och söka förhindra framtida upprepningar.