[2013-05-08] Hur hanteras medlemmarnas motioner?


A – Bakgrund

Den inledande frågan: ” Hur hanteras medlemmarnas motioner?” måste anses synnerligen berättigad.

Till stämman 2012 inkom fem (5) detaljerade motioner ( ref: Porkalen 2012 nr1 s. 27 – 30 samt [1] - [5]) gällande brister i styrelsens motionshantering.

B – Vilka fel har då begåtts?

Brister i motionshandläggningen har bl a varit att styrelsen i sitt ” svar” alt. ”utlåtande”:

  1. Har l ämnat direkt felaktiga uppgifter ([2], [5]).

  2. Avgett ett ”svar” trots att motionen inte innehåller några frågeställningar ([3]).
  3. Har lämnat direkt felaktiga förslag till beslut ([4]).  

C Har någon förbättring skett ?

Ja. En viss begränsad förbättring skedde under 2012 men många fel och brister upprepades tyvärr vilket tydligt framgår av några exempel som återfinns i en motion ([6]) till årets ordinarie föreningsstämma:

  • Motion 6 – 10 : Trots att motionerna saknar yrkanden föreslår styrelsen att "stämman avslår motionen" ([1] – [5]). 

    Felet framgår tydligt av styrelsens motionssvar till motion 21 (Ref: Porkalen 2012 nr1, s.41):

    "
    Den som vill ha en fråga prövad i beslut på ett möte måste presentera ett yrkande. Utan yrkande inget beslut."
  • Motion 2: Motionen kommer från två enskilda föreningsmedlemmar som dessutom sitter i styrelsen för Brf Porkala ([7]).

    Trots detta föreslår styrelsen att "
    motionen återremitteras till styrelsen". Man kan dock inte "återremittera" till annan än den/de som inlämnat motionen (Ref: Porkalen 2012 nr1, s.24).
  • Motion 4: Styrelsen föreslår att stämman skall "uppmana styrelsen att snarast uppdatera underhållsplanen om nya vattenstammar och planera och finansiera av stambytet...".

    Styrelsen ber alltså stämman att ge dem i uppdrag att göra sådant de är skyldiga att göra enligt föreningens stadgar ([
    8]).

    En stämma skall naturligtvis ej tillfrågas om styrelsen skall följa stadgarna eller ej! Detta är därför ett mycket allvarligt fel (Ref: Porkalen 2012 nr1, s.26)

D Vilka konsekvenser får en felaktig motionshandläggning?

Fel av ovan typ gör att:

  1. Stämman får ett felaktigt eller bristfälligt underlag att gå till beslut på.
  2. Stämmorna blir längre och kräver mera resurser från främst inblandade motionärer .
  3. Det dessutom finns en uppenbar risk att felen ej rättas till vilket starkt reducerar kvalitén i de fattade stämmobesluten (läs: stämman riskerar att fatta felaktiga beslut p g a styrelsens felaktiga ”svar” och ”utlåtanden”).  

Allt detta kan undvikas om styrelsen rättar till bristerna i sin motionshandläggning!

E - Vem har ansvaret för den felaktiga hanteringen?

Oavsett vilka i styrelsen som deltagit i arbetet med inlämnade motioner är det hela styrelsen, alltså även den ledamot som HSB Stockholm utser, som har ansvaret att tillse att detta görs på ett korrekt sätt.

F - Vad har då styrelsen att göra?

Det som krävs är att de rättar till de ofta uttalade bristerna i sin motionshandläggning. Innan eventuella "svar" eller "utlåtande" lämnas, vilket normalt är att betrakta som helt frivilligt, bör styrelsen:

  1. Nogsamt läsa igenom motionerna och tillse att erforderlig förståelse och kunskap om aktuella ärenden inhämtas.
  2. Om oklarheter råder inämta erforderligt stöd och hjälp. Kontakt med motionärerna, utsedd kontaktperson finns ofta angiven, kan även tas i dessa fall.
  3. Följa de grundförutsättningar som ofta finns angivet i motionen.
  4. Tillse att det beslutsunderlag som avlämnas är sakligt och korrekt och att det finns tydliga källhänvisningar m m. Nyttjande av "lösa påståenden" bör alltså söka undvikas.
  5. Handlägga motionerna i en positiva anda och inte se dessa som "något nödvändigt ont". I många fall har ett stort antal föreningsmedlemmar lagt ner såväl betydande tid som resurser för att söka få en förbättring för oss alla i föreningen till stånd. Detta bör såväl erkännas som respekteras av styrelsen.

G - Referenser

[1]: Motion A:1 – Bristfällig motionshantering – Översikt
[2]: Motion A:2 – Bristfällig motionshantering – Felaktiga svar
[3]: Motion A:3 – Bristfällig motionshantering – Svar där frågor ej finns
[4]: Motion B:1 – Bristfällig motionshantering – Felaktiga förslag till beslut
[5]: Motion B:2
Bristfällig motionshantering – Felaktig föreningsinformation
[6]: Motion C:4Motionshandläggning
[7]: Stämmoförfrågan 12B:9 – Motion 2 (från två styrelseledamöter)
[8]: Stämmoförfrågan 12B:10 – Motion 4 - ”Angående vattenskador [...]”